,,Jdeš na to? Nezapomeň si vzít papíry!”. V mnoha firmách řízení práce probíhá stále ,,po staru”. Práci v terénu dnes jednodušeji doplňují telefony a tablety vybavené odpovídajícími aplikacemi, ale produktivní aktivity mimo zdi vaší firmy lze zjednodušit a podpořit ještě dalšími cestami.
Zaměstnáváte servisní pracovníky, staré dobré řemeslníky, kurýry, doplňovače zboží, pečovatelky, zkrátka kohokoliv na cestách? Náš dnešní článek si klade za cíl být pro vás motivací.
1. Používejte pro práci správné nástroje
Využíváte mobilní technologie na maximum? Díky tomu, že vaši zaměstnanci svůj denní plán zobrazí na mobilním telefonu, odpadne hromada papírování a nedorozumění. Správný software pro řízení aktivit v terénu usnadní pracovní tok a pomůže budovat správnou pracovní kulturu. Dobrý nástroj vám pomůže např. sledovat pracovní síly, a tak vědět, kde se vaši lidé nacházejí, navigovat je nejkratší cestou k místu práce, sledovat interakce s jednotlivými úkoly, zobrazovat všechny důležité informace apod. Když všichni jednoduše vědí, co a kdy dělat, odpadají výmluvy i časové proluky.
2. Sdílejte informace v reálném čase
Doba je rychlá. Pro hladký průběh práce je vhodné sdílet informace se všemi svými lidmi bez váhání tady a teď. Správně nastavený stylu komunikace a vhodných kanálů šetří čas a dovolí být ve spojení v rámci svých týmů i mezi nimi. Přináší to výhody pro samotné pracovníky i jejich manažery – mohou být mnohem proaktivnější a ne reagovat až tehdy, když se musí řešit problém. Podmínky splnění práce se navíc mohou často měnit, tudíž i z tohoto důvodu je real time poskytování informací užitečné a šetřící vaše zdroje.
3. Nastavte jasná očekávání
To, že vaši zaměstnanci mohou dělat práci sami a mají tak velkou svobodu, neznamená, že je vhodné je nechávat napospas vlastnímu osudu. Na začátku dne se vyplatí svým lidem pracujícímm v terénu sdělit, co od jejich práce očekáváte. Jasná očekávání a jejich komunikace totiž brání tomu, aby venku podávali podprůměrné výkony – budou mít jistotu, že o nich víte a že na jejich práci záleží. S informacemi, jak přesně postupovat a co vše je důležité vše stihnout a splnit, je pak méně šancí, že některé úkoly, práce či pochůzky nedokončí.
4. Poskytujte přímou zpětnou vazbu
S hodnocením toho, jak se daří či nedaří a jaký je stav spokojenosti, je na řadě pracovišť problém. Pro výkonnost lidí má ale zpětná vazba zásadní podíl. Dělejte to tak často, jak je potřeba, aby vaši zaměstnanci mohli zlepšovat a zrychlovat svou práci a celkově dosahovat lepších výsledků. Při poskytování feedbacku dávejte pozor, aby byl jasný a přímý. Nestačí jenom říct ,,Tohle jsi udělal špatně”. Dávejte zároveň jasné pokyny, jak to příště napravit. Mezi konstruktivní kritikou a urážlivou zpětnou vazbou bývá tenká hranice.
5. Plánujte si pravidelné schůzky a hovory
Úzce to souvisí s bodem o očekáváních. Vědět o sobě a přímo komunikovat přináší vždy pozitivní výsledky. Doporučujeme ze schůzek také uchovávat pravidelné zápisy, protože mohou poskytovat seznamy s úkoly a informace o prioritách, kterým je nutné se věnovat v době do dalšího plánovaného meetingu. A přirozeně – hovory a schůzky umožňují vašim pracovníkům v terénu se na probírané věci kdykoliv odvolat a zkontrolovat, na čem jste se dohodnuli.
6. Informujte své zaměstnance o cílech a záměrech celé firmy
Pro úspěch každé organizace je důležité mít jasné projektové cíle a záměry. Ať děláte cokoliv, vždy v tom můžete být systematičtější a lepší. Pro vás i váš vzdálený tým bude mnohem snazší dosahovat dalších met, když budete mít jasno v cílech a způsobech, jak jich dosáhnout. Je důležité být na stejné vlně. Chcete-li snížit chybovost, nedorozumění a nedostatečnou výkonnost, řešte všechen zmatek a nejasnosti ohledně procesů včas. Je důležité věnovat čas každému zaměstnanci, tak aby chápal cíle vás jako celku a svou roli vedoucí k jejich dosažení.
7. Pěstujte pracovní kulturu
Možná se vaši zaměstnanci společně vidí jen zřídkakdy, protože každý pracuje samostatně a někde jinde. Znát se a mít o sobě informace je pro plnění dlouhodobých cílů a růst ovšem nezanedbatelné. Řešením jsou opět pravidelná setkání a také softwarová řešení, které zajistí transparentnost i možnost být společně stále v kontaktu. Vztahy na dálku přinášejí výzvy v komunikaci a produktivitě, s nimiž se v tradičním pracovním prostředí běžně nesetkáte. Je proto nutné přijmout opatření, která tyto výzvy řeší a udržet spolupráci na dálku plynulou a úspěšnou.
Jako IT společnost razíme heslo, že k produktivitě jsou nejdůležitější správné nástroje. Pro řízení práce lidí v terénu jsme vyvinuli vlastní software WORKMATE, který už dlouhá léta pomáhá řadě společností. Pracují s ním např. doručovatelé balíků České pošty nebo technici konstruktérské společnosti SYSCAE. Pokud sháníte osvědčený nástroj plně v češtině, svou modularitou pro vás bude ideální. Pro více informací navštivte náš produktový web www.workmate.cz.
Přečtete si také: Co to je Field Service Management (FSM) a proč ho potřebujete, pokud vaši lidé pracují v terénu?